1 – POSITION DU POSTE
- Supérieurs immédiats :
- Collatéraux :
- Subordonnés :
- Lieux de travail :
- Horaires habituels : 8h45-12h15 et 14h-18h
2 – MISSION GENERALE ET RESPONSABILITE
- Assiste les services technique et commercial dans la gestion des affaires et dans la vente des solutions technico-commerciales en vue d’atteindre les objectifs stratégiques et opérationnels
- Assure les opérations courantes de gestion administratives
- Assure le contrôle des opérations d’exploitation et la transmission des données techniques et commerciales
- Déclenche la facturation et effectue la relance des clients en cas de retards de paiements
3 – DETAILS D’OPERATIONS D’ACTIVITES DU POSTE
- Identifier les priorités dans ses activités.
- Garantir la coordination, le traitement et la circulation des informations internes et externes à l’agence.
- Réceptionner les appels téléphoniques et gérer l’information technique et commerciale.
- Assurer la tenue des agendas de l’équipe commerciale et la prise de rdv.
- Apporter les premiers éléments de réponse et/ou orienter vers l’interlocuteur concerné.
- Effectuer le suivi des dossiers clients (portefeuille clients; classement par site, par activité ; etc.)
- Gérer les réclamations clients
- Mettre en forme et en qualité la documentation commerciale.
- Effectuer la consultation des fournisseurs et le chiffrage suivant les indications du chargé de l’affaire.
- Créer et contrôler les dossiers devis et d’affaires (s’assure que les docs constitutifs sont réunis)
- Réceptionner et vérifier la conformité de la commande à l’offre et seulement après envoyer l’A.R.
- Sauvegarder les devis et les fichiers informatiques (hebdomadaire)
- Veiller à la mise à jour des tableaux de bord des commerciaux (prévisionnel ; statistiques ; …)
- Ouvrir, constituer et clôturer les dossiers d’affaires
- Suivre les dépenses relatives à chaque affaire (réclame toutes les commandes d’achats imputées à l’affaire)
- Élaborer et mettre à jour le planning hebdo des interventions en collaboration avec les services concernés
- Rédiger les FRC (fiche de revue de chantier) en collaboration avec le service technique pour chaque affaire
- Prospecter par téléphone et par courrier électronique
- S’assurer des délais et du lieu de livraison auprès du service achat et/ou des fournisseurs.
- Saisir et mettre à jour la base de données de chiffrage. Effectuer des demandes de catalogues et de prix
- Saisir les PV des réunions d’exploitation et commerciales
- Gérer le stock des outils de marketing (plaquettes commerciales)
- Déclencher les factures clients à la bonne date.
- Contrôler, actualiser, et ranger les documents administratifs (kbis ; assurance décennale ; etc.)
- Archiver les dossiers (papier et numérique)
- Relancer les clients pour retard de paiement, en cas de dépassement de délais.
4 – MOYENS
- Effectif du service :
- Matériels / outils : Standard téléphonique – bureau – ordinateur
5 – COMPETENCES
Connaissances (testées) :
- Traitement de texte ; Word, Excel (croisés dynamiques), Power point
- Notion d’anglais
Expériences professionnelles :
- 3 ans au minimum avec justificatifs
Qualités requises :
- Bon relationnel
- Autonomie – sens de l’initiative – Assiduité – disponibilité
6 – REMUNERATION
7 – ZONE D’AUTONOMIE
- Administration
- Gestion comptable et financière (données statistiques)
8 – RELATION DU TITULAIRE
- AVEC LE SUPÉRIEUR HIÉRARCHIQUE : Assiste, Informe et rend compte
- AVEC LES AUTRES SERVICES ET EXTÉRIEUR DE LA SOCIÉTÉ : relation soutenue avec fournisseurs et clients ; traitement et transmission des données de gestion techniques et commerciale.