Assistante technico-commerciale

1 – POSITION DU POSTE

  • Supérieurs immédiats :
  • Collatéraux :
  • Subordonnés :
  • Lieux de travail :
  • Horaires habituels : 8h45-12h15 et 14h-18h

2 – MISSION GENERALE ET RESPONSABILITE

  • Assiste les services technique et commercial dans la gestion des affaires et dans la vente des solutions technico-commerciales en vue d’atteindre les objectifs stratégiques et opérationnels
  • Assure les opérations courantes de gestion administratives
  • Assure le contrôle des opérations d’exploitation et la transmission des données techniques et commerciales
  • Déclenche la facturation et effectue la relance des clients en cas de retards de paiements

3 – DETAILS D’OPERATIONS D’ACTIVITES DU POSTE

  • Identifier les priorités dans ses activités.
  • Garantir la coordination, le traitement et la circulation des informations internes et externes à l’agence.
  • Réceptionner les appels téléphoniques et gérer l’information technique et commerciale.
  • Assurer la tenue des agendas de l’équipe commerciale et la prise de rdv.
  • Apporter les premiers éléments de réponse et/ou orienter vers l’interlocuteur concerné.
  • Effectuer le suivi des dossiers clients (portefeuille clients; classement par site, par activité ; etc.)
  • Gérer les réclamations clients
  • Mettre en forme et en qualité la documentation commerciale.
  • Effectuer la consultation des fournisseurs et le chiffrage suivant les indications du chargé de l’affaire.
  • Créer et contrôler les dossiers devis et d’affaires (s’assure que les docs constitutifs sont réunis)
  • Réceptionner et vérifier la conformité de la commande à l’offre et seulement après envoyer l’A.R.
  • Sauvegarder les devis et les fichiers informatiques (hebdomadaire)
  • Veiller à la mise à jour des tableaux de bord des commerciaux (prévisionnel ; statistiques ; …)
  • Ouvrir, constituer et clôturer les dossiers d’affaires
  • Suivre les dépenses relatives à chaque affaire (réclame toutes les commandes d’achats  imputées à l’affaire)
  • Élaborer et mettre à jour le planning hebdo des interventions en collaboration avec les services concernés
  • Rédiger les FRC (fiche de revue de chantier) en collaboration avec le service technique pour chaque affaire
  • Prospecter par  téléphone et par courrier électronique
  • S’assurer des délais et du lieu de livraison auprès du service achat et/ou des fournisseurs.
  • Saisir et mettre à jour la base de données de chiffrage. Effectuer des demandes de catalogues et de prix
  • Saisir les PV des réunions d’exploitation et commerciales
  • Gérer le stock des outils de marketing (plaquettes commerciales)
  • Déclencher les factures clients à la bonne date.
  • Contrôler, actualiser, et ranger les documents administratifs (kbis ; assurance décennale ; etc.)
  • Archiver les dossiers (papier et numérique)
  • Relancer les clients pour retard de paiement, en cas de dépassement de délais.

4 – MOYENS

  • Effectif du service :
  • Matériels / outils : Standard téléphonique – bureau – ordinateur

5 – COMPETENCES

Connaissances (testées) :

  • Traitement de texte ; Word, Excel (croisés dynamiques), Power point
  • Notion d’anglais

Expériences professionnelles :

  • 3 ans au minimum avec justificatifs

Qualités requises :

  • Bon relationnel
  • Autonomie – sens de l’initiative – Assiduité – disponibilité

6 – REMUNERATION

7 – ZONE D’AUTONOMIE

  • Administration
  • Gestion comptable et financière (données statistiques)

8 – RELATION DU TITULAIRE

  • AVEC LE SUPÉRIEUR HIÉRARCHIQUE : Assiste, Informe et rend compte
  • AVEC LES AUTRES SERVICES ET EXTÉRIEUR DE LA SOCIÉTÉ : relation soutenue avec fournisseurs et clients ; traitement et transmission des données de gestion techniques et commerciale.